会议设计

会议一般可以分为以下五步： 第一步，开始， Opening round， 这部分一般持续 3~5 分钟； 第二步，会议行政和规则， Admin & Ground Rules； 第三步，议程，Agenda； 第四步，具体内容， Agenda Items； 第五步，总结并结束会议， Closing Round。 第一步， 也就是会议刚开始的 3~5 分钟， 是进行自我介绍，并问候参会人员的环节。 在一开始， 花些时间分享工作之外的生活故事， 可能听起来效率不高， 但实际上却是拉近同事关系， 建立高生产力团队的关键。 这时可以选择比较简单且生活化的话题， 比如分享自己周末做了什么， 或者工作之外发生的有趣故事， 就是简单的闲聊，3~5 分钟就可以了。 第二步，进行到会议行政流程和规则。 这时主要是会议主持人检查出勤情况， 确保每个人都已阅读预读材料， 会议不出技术上的差错， 电脑、投影仪等正常运行， 建立一些此次会议的基本规则等。 第三步，则是简单过一下会议议程， 与大家简要分享会议的意图， 想要通过本次会议寻求的结果， 会议的开始和结束时间， 议程概述， 每个人的角色和职责， 比如指定某个人来做会议记录， 某个人做计时人员等。 在这之后，如果是公司的日常例会， 还可以询问一下大家 有无对议程的补充或异议。 你可以快速地整合意见之后， 做出对议程的补充或更改。 第四步就是会议的具体内容， 也就是议程上的项目。 根据会议目的和性质的不同， 大概有这些种类： 状态更新类会议 Status Update。 团队正在进行一个项目， 这个会议的主要目标是通过更新进度， 分享遇到的问题和确认后续步骤， 来协调团队。 此类会议中常见的小组活动 是解决问题、做决策、确定优先级 和任务分配。 决策类会议 Decision Making。 这类会议需要团队成员一起， 就解决某个问题做出决策， 决策过程可以包括信息收集和共享， 集思广益解决方案， 也就是 Brain Storming， 确定问题的优先级， 并进行集体投票来做出最终决策。 信息共享型会议 Information Sharing。 这些会议的主要目标 是让演讲者和与会者分享信息， 分享的内容可能是某行业即将发生的变化， 将推出的新产品和技术， 或某个领域的深入知识等信息。 解决问题类会议 Problem Solving。…